プライバシーポリシー

個人情報保護宣言

社会福祉法人 明石恵泉福祉会（以下「当法人」という）は、当法人をご利用になる方（以下「入所者（入居者）」という）のプライバシーを尊重し、下記の通り個人情報保護方針を定め、個人情報保護の仕組みを構築し、利用者の個人情報保護を推進することを、宣言いたします。

個人情報の取り扱いについて

収集（受入）手順

原則

個人情報を収集する場合は、収集目的を明確に定め、その目的の達成に必要な限度において行うこととする。

新たな個人情報の受入

新たなサービスや事業の開始により、「個人情報管理台帳」に登録されていない新たな範疇の個人情報を受入れる場合、ISO事務局は新たに受け入れることとなった個人情報及び預託されることになった個人情報について、「個人情報台帳」に下記の必要事項を記載し、施設長に提出する。

• 個人情報の種類、名称
• 情報収集の目的（預託を受ける場合は受託業務名）
• 情報の入手、利用、保管、廃棄の方法
• 管理者／担当者（アクセス権限者の範囲）

施設長は、新たに受入れる個人情報を審査し、承認する。

収集（受入）の制限

当法人は、業務上必要のない以下の内容を含む特定の機微な個人情報（以下「機微情報」という）については、収集、利用又は提供しない。

• 思想、信条及び宗教に関する事項
• 人種、民族、門地、本籍地（所在都道府県に関する情報を除く）、身体、精神障害、その他社会的差別 の原因となる事項
• 勤労者の団結権、団体交渉及びその他団体行動の行為に関する事項
• 集団示威行為への参加、請願権の行使及びその他の政治的権利の行使に関する事項

ただし、業務遂行上必要な場合には、当該情報の収集、利用又は提供についての顧客本人（個人情報の所有者）の明示的な同意を得て実施する。また、法令に定めがある場合については、法令に従う。

入所者(入居者) 本人、家族又は代理人から直接収集する場合

原則

入所者(入居者) 本人、家族又は代理人から直接に個人情報を収集する際には、入所者(入居者) 本人、家族又は代理に対して、少なくとも、次に掲げる事項を書面「入所契約における個人情報使用同意書」又はこれに代わる方法により通知し、当該個人情報の収集、利用、提供又は預託に関する同意を得るものとする。

• 施設長の氏名又は職名並びに連絡先
• 個人情報の利用目的
• 個人情報を特定の者との間で共同利用することが予定される場合には、以下の情報
  ・共同して利用する旨
  ・共同して利用される個人情報の項目（住所、氏名、電話番号、生年月日等）
  ・共同利用者の範囲
  ・共同利用者の利用目的
  ・該当個人情報に関する管理者の氏名又は職名
• 個人情報の提供を行うことが予定される場合には、以下の情報
  ・提供がある旨及びその目的
  ・当該情報の受領者又は受領者の組織の種類、属性

入所者(入居者) 本人、家族又は代理人への通知の例外

業務活動の一環として収集する個人情報において、その利用目的が一般的な慣例／常識として顧客本人との間で共通認識されているような個人情報については、(1)原則に定める通知を省略することができる。ただし、通知を省略できるのは、収集方法が収集目的の達成に必要な範囲内であり、利用、提供が入所者(入居者) 本人、家族又は代理人から同意を得た範囲内である場合に限る。

入所者(入居者) 本人､家族又は代理人以外から間接的に収集する場合

入所者（入居者） 本人、家族又は代理人以外から間接的に個人情報を収集する場合には、入所者（入居者）本人、家族又は代理人に連絡し、当該個人情報の収集、利用、提供又は預託に関する同意を得るものとする。

• 施設長の氏名又は職名並びに連絡先
• 個人情報の利用目的
• 個人情報を特定の者との間で共同利用することが予定される場合には、以下の情報
  ・共同して利用する旨
  ・共同して利用される個人情報の項目（住所、氏名、電話番号、生年月日等）
  ・共同利用者の範囲
  ・共同利用者の利用目的
  ・該当個人情報に関する管理者の氏名又は職名
• 個人情報の提供を行うことが予定される場合には、以下の情報
  ・提供がある旨及びその目的
  ・当該情報の受領者又は受領者の組織の種類、属性

ただし、下記の条件のいずれかに該当する場合は、この限りではない。

• 入所者（入居者）本人、家族又は代理人（顧客本人）からの個人情報の収集時に、当法人への情報の供に関する入所者（入居者）本人、家族又は代理人の同意を得ている提供者から収集を行う場合
• 業務を委託する等のために個人情報を預託される場合
• 正当な事業の範囲内であって、入所者（入居者） 本人の保護に値する利益が侵害されるおそれのない収集を行う場合

利用目的を変更した場合の通知

入所者（入居者） 本人、家族又は代理人以外から間接的に個人情報を収集する場合には、入所者（入居者）本人、家族又は代理人に連絡し、当該個人情報の収集、利用、提供又は預託に関する同意を得るものとする。

入所者（入居者）本人への通知の例外

次項の場合、入所者（入居者）本人、家族又は代理人への通知を行わない場合がある。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、入所者（入居者）本人の同意を得ることが困難であるとき
• 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、入所者（入居者）本人の同意を得ることが困難であるとき
• 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、入所者（入居者）本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

個人情報の利用及び提供

個人情報の利用及び提供は、入所者（入居者）本人から同意を得た範囲内でのみ行うものとする。ただし、次に該当する場合の同意は不要とする。

• 法令に基づいて利用及び提供が必要となる場合
• 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、入所者（入居者）本人の同意を得ることが困難であるとき入所者（入居者）本人及び又は公衆の生命、健康、財産等の重大な利益を保護するために必要な場合

業務の委託に際し預託された情報については、受託業務の遂行に必要な範囲を超えて、利用及び提供しない。

個人情報の安全性管理

• 個人情報に対するリスク（個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏洩など）を低減するために、合理的な安全対策を講ずる。個人情報の合理的な安全対策として以下の規定、手順等を全従業員に周知徹底する。
  ・「入退館管理手順」
  ・「情報システム安全対策手順」
• 個人情報及びデータの廃棄処理に関しては、PC本体及び電子媒体の場合は、再現不可能なデータ消去を行う。出力した紙の場合は、破砕処理又は機密保持を確保した処理を行う。
• 緊急事態発生時の対応。個人情報の紛失、漏洩等の重大な緊急事態が発生した場合、以下のように処置、対応する。
  ・個人情報保護に関する緊急事態が発生した場合には、理事長、施設長、関連する部門責任者に報告し指示を仰ぐ。
  ・理事長又は施設長は、緊急事態の及ぼす影響を判断し、管理運営委員会の開催を指示する。
  ・ 理事長は、緊急事態について、入所者（入居者）に報告する。詳細は「危機管理手順」に示す。

個人情報に関する入所者(入居者)本人、家族又は代理人からの申し出

個人情報の開示、訂正又は削除

当法人が自ら主体となって収集した個人情報に関し、入所者（入居者）本人から自己情報の開示を求められる場合は、当法人指定の個人情報の開示、訂正又は削除に係る申出書を提出し、法人は合理性があると判断した場合は、これに応ずる。また、訂正又は削除を求められた場合にも、申出内容に合理性がある。

個人情報の利用又は提供の拒否

当法人が既に保有している個人情報について、入所者（入居者）本人から自己情報の利用又は第三者への提供を拒まれた場合は、以下の場合を除いて、当該個人情報の管理者がこれに応ずる。（「個人情報の開示、訂正又は削除に係る申出書」参照）

• 法令に基づいて利用及び提供が必要となる場合
• 入所者（入居者）本人及び又は公衆の生命、健康、財産等の重大な利益を保護するために必要な場合

苦情

個人情報管理に関する入所者（入居者）本人からの苦情に対して、「顧客クレーム管理規程」に従って受け付け、対応する。業務の受託に際し預託された情報については、当法人での情報の開示、訂正、削除等への具体的な対応はしない。また、入所者（入居者）本人から相談があった場合の対応は受託先とする。上記における「入所者（入居者）本人」は、「入所者（入居者）本人及びその家族及び代理人」を意味する。